规章制度

深圳职业技术学院对外会议管理办法

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                                                                 深职院〔2013257

 


   为规范对外会议管理,提高会议效益,根据有关规定和学校实际,特制定本办法。

   一、适用范围

   本办法所称的对外会议是指以学校名义或校内二级单位名义主办、承办、合办的各类对外会议,包括各种学术会议、研讨会、交流会、报告会、论坛等。

   二、审批程序

   计划内的对外会议由学校主要领导审定,列入学校年度会议计划。计划外的对外会议,由主办或承办单位填报《深圳职业技术学院对外会议申报表》(附件),提前向学校提出申请,经归口职能部门和计财处审核后,报分管校领导审批、主要领导批准。获得学校批准后方能对外宣传并开始会议筹备,未经批准的对外会议不得举办。

   由校外单位主办、拟由我校承办或合办的对外会议,在申报时须提供相关单位的委托函或邀请函。

   三、会议筹备

   会议经学校批准后,主办或承办单位应成立会务机构,认真做好会前准备和会议组织工作,落实会议的经费来源、场地、用车,与境内外代表的联系、接送、住宿、用餐等,确保会议顺利召开。

   重要会议筹备工作如需校内其他单位配合,应在会议申报表内提出要求,经校领导批准后相关单位要做好协调配合工作。

   四、经费管理

   1.会议费预算的申报与审核:原则上“以会养会”,对外会议经费一般通过收取会务费或争取资助、赞助等多种途径解决,经费自筹,原则上学校不另行补贴。收取费用要严格实行“收支两条线”管理,不得“坐收坐支”。

   对学校经费资助确有特殊要求的,可向学校领导提出申请,资助情况由学校领导审定。

   2.会议费限额及标准:由学校资助或补贴会费的对外会议,经审批同意安排用餐的,学校可安排正式宴请一次。会议接待标准根据国家和省市有关规定及《深圳职业技术学院公务接待规定》执行。如在校外召开,应安排政府采购定点会议场所,享受优惠价格;在校内召开,会议原则上不安排交通费;专家培训、评审的劳务费标准按照《深圳职业技术学院劳务费管理暂行规定》执行。

   严格按照中央“八项规定”和有关要求,严格控制会议的开支范围和标准,不得以盈利为目的,不得超标准接待。

   3.会议费的报销与结算:经批准由学校承担或补贴经费的,应严格执行经费预算及有关财务管理办法与支出规定。除住宿费、餐费等需提前预支的费用外,归口部门在报销会议费时,应列出本次会议所发生的所有费用清单,并将会议审批表、发票等全部附齐。

   计财处对会议费报销或结算采用一次性审核支付的方式,无特殊原因,不分次受理未列入清单的其他相关费用。会议费应合理开支,超出限额标准、经费预算或经费包干额的费用,须另报学校主要领导签批。

   五、纪律要求

   1.严格执行审批制度,未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的会议一律不得举办或承办。

   2.严格控制会期、会议规模和会议规格。未经批准不得随意改变会议性质、规模、规格等。不按规定办会,对学校工作、声誉造成不良影响的,要追查有关单位负责人的责任。

   3.认真做好重大和敏感问题的预防和处理工作。应遵守外事纪律,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与校领导汇报,不得随意对外表态。

   4.严格控制会议的各项开支,厉行节约。监察审计室、计财处要对会议费开支情况进行监督检查,对违反财务制度和纪律的开支,不予以报销。对严重违反规定的单位,予以通报批评。

   5.要做好会议的存档工作。会议从批准到召开的全套材料原件,必须按存档要求立卷。要做好会议记录,必要时安排摄影、摄像,会后编发新闻报道稿件。

   本办法自发布之日起施行。

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